La planificación un reto
para el futuro.
José Manuel Gil.
Socio
Consultor de Enfoque 5.
Artículo publicado originalmente en la Revista Marketing Acción Nº20
La Planificación en su sentido más amplio se define como "un conjunto de acciones encaminadas a alcanzar unos determinados objetivos a lo largo del tiempo". El proceso planificador presenta tres componentes básicas: objetivos a alcanzar, acciones a tomar y control del proceso.
La organización empresarial tiene que plantearse siempre estimaciones de futuro, metas que quiere alcanzar para poder poner los medios necesarios y conseguirlo.
El objetivo de la Planificación no va a ser otro que reducir incertidumbre en la evolución futura de la empresa.
Se pueden articular cuatro etapas necesarias:
1ª Etapa: Fijación de objetivos y establecimiento de las acciones necesarias para alcanzarlos.
2ª Etapa: Ejecución de las acciones y obtención de resultados.
3ª Etapa: Comparación de los resultados obtenidos con los presupuestados, analizando las desviaciones.
4ª Etapa: Articulación de acciones correctivas, si fuera necesario.
Por lo tanto, se trata de un proceso iterativo, que exige una total coordinación entre quienes planifican y quienes ejecutan las acciones.
La frase que mejor define la Planificación es: Planificar es más que hacer planes, es construir el futuro que se necesita. El gran peligro de la Planificación es mantenerla apartada del proceso de gestión de la empresa. Hay muchas empresas en las que quienes planifican están alejados del resto.
Si en una empresa un día se reúne el equipo directivo para tratar temas importantes y otro día para hablar de la Planificación, se puede asegurar que algo va mal. Todo lo importante afecta a la Planificación, la altera y no debe permanecer al margen.
Las previsiones financieras forman parte del proceso planificador de la empresa, objetivos y metas para lograr los resultados deseados a corto y largo plazo. En este proceso planificador se articulan una serie de documentos basados en pronósticos a plazos diferentes de tiempo que habitualmente cubren un horizonte temporal entre un mes (a veces una semana e incluso días) y varios años ( cuatro o cinco, si bien las grandes corporaciones llegan a ocho o más).
El proceso planificador debe formar un todo integrado en el tiempo, aunque cuanto más se aleja el horizonte en el tiempo las predicciones son más inciertas. El énfasis de la empresa recae en factores diferentes dependiendo del tiempo :
- En el corto plazo el elemento importante es la liquidez.
- En el largo plazo el factor fundamental es la estructura de la empresa y su impacto sobre la rentabilidad.
La Planificación se materializa en un plan o conjunto de previsiones debidamente articuladas, coordinadas e instrumentadas a través de programas de acción. El plan financiero no es más que la expresión, desde el ámbito financiero, del plan de empresa. En realidad, como dice el autor americano Peter Druker, "los planes no se hacen para que se cumplan, sino para saber como actuar cuando no se cumplen".
Debemos siempre plantearnos tres tipos de presupuestos:
- Presupuestos a largo plazo o estratégicos cuyo horizonte no debe ser nunca menor de 3 años. El plazo preciso nunca será menor que el plazo señalado para la financiación ajena.
- Presupuestos a Corto Plazo. Su horizonte será un año dividido en meses en donde se tenga en cuenta toda la dinámica de los diferentes conceptos presupuestarios (la estacionalidad de las ventas, su cobro, cómo comprar y cuándo pagar, etc.).
- Presupuestos inmediatos u operativos. Es el llamado día a día y que nos va a ser necesario al pasar de presupuestos mensuales a quincenales o semanales en el futuro más próximo.
Si aplicamos el proceso con rigor, detectaremos cualquier desviación que se produzca y tendremos respuestas claras para poder actuar.
La Planificación fracasa cuando permanece como un proceso apartado del "día a día" de la gestión, por lo que se deben implicar todos los departamentos de la empresa. Sólo se asume de verdad aquello en lo que se participa.
La esencia de la Planificación es analizar las oportunidades y riesgos que el futuro puede plantear para que en base a su sustitución, evitarlos; conduciendo a la organización al logro de sus objetivos de la manera más efectiva posible.
La Planificación es inseparable del control, pero este aspecto lo analizaremos en otra oportunidad.