Email: ¡hazlo bien!
Bob McElwain

A juzgar por lo que recibo, bastante gente no tiene mucha idea acerca del email. Además tratar con él efectivamente es vitalmente importante para el éxito de tu negocio. Este podría ser el aspecto más pasado por alto e infravalorado al hacer negocios en la Red. Aquí está lo que se necesita.

¡Contéstalo!

¡Contéstalo pronto!

¡Contéstalo completamente!

¡Contéstalo con gracia y estilo!

Todas estas parecen obvias, estoy seguro. Reflejan un simple, bueno y viejo sentido común. Pero encuentro una o más de ellas ignoradas en muchos de los emails que recibo.

¡Contéstalo!

Aparentemente muchas son selectivas en cuanto a lo que ellos responderán. Gran error. Si yo visito tu sitio, hago una pregunta y no recibo una respuesta, te prometo que no volverás a oír de mí nuevamente.

¿Dices que estás simplemente muy ocupado para tratar con preguntas tontas o cosas que no te interesan? Si eso es realmente, verdad entonces puedes pagar y contratar a alguien para que lo haga por ti. Si una persona sintió que valía la pena el tiempo y la molestia de escribirte, ellos se merecen una respuesta.

¿No es así? Prueba esto. Escoge tres sitios que sientas que tienen éxito y hazles una pregunta. Deja que sea algo fuera de lo común. Tal vez: Me dieron este URL como una fuente de información acerca de Dobermans, pero la dirección debe estar equivocada. ¿Tal vez tú sabes de tal recurso? Tú recibirás una respuesta. Corta, lo más probable, pero cortés.

Spam es probablemente parte del problema. Muchísisimo de lo que recibo es pura basura. Aún así, me tomo la molestia de leer al menos la primera línea o dos antes de presionar la tecla de borrar, ya que a veces emails serios vienen con apariencia de basura.

Una Historia: Un newsletter pedía artículos de una manera que sonaba como si se necesitaba material. Así que yo escribí lo que yo creí era una buena pieza, y trabajé en ella muy cuidadosamente. Gasté cerca de cuatro horas en ello, luego la envié. Sin respuesta. Bueno, las cosas se pierden, así que la re-envié. Sin respuesta. Por curiosidad, envié un rápido comentario positivo acerca del newsletter, e hice una pregunta fácil de responder. Sin respuesta. ¿Notas de rechazo? Puedo entender. ¿Sin respuesta? Locura.

Piensa en lo que una persona arriesga al hacer una pregunta. Un rechazo ridículo, y de tales, y posible mal uso de la dirección de email que trae más spam. Una respuesta es obligatoria. Además, es un buen negocio.

¡Contesta tu email rápidamente!

Esto puede ser difícil si estás trabajando a tiempo completo. Aún así, debes hacerlo. A menudo recibo respuestas tan tarde, que ¡ya me he olvidado por qué envié el mensaje! Si el email es contestado cada noche, en la mayoría de casos proporcionas una respuesta el mismo día, lo cual es suficiente. También podrías considerar una sesión en la mañana antes de irte a trabajar. Dado que no muchos mensajes ingresan durante la noche, una sesión corta puede funcionar bien. Puedes dejar una pregunta o asunto difícil para la noche.

Yo personalmente reviso mi email de cuatro a seis veces todos los días en el trabajo. Realmente se justifica. Lo veo en una respuesta que comienza con: Guau, ¡Eso fue rápido! Lo veo aún más claramente cuando una venta viene una hora más tarde.

Nuevamente al juzgar por mi email, algunos aparentemente esperan el fin de semana para contestar. Esto podría marcarte como un negocio a medio tiempo en la Red, una negativa a ser evitada en lo posible. Por la misma razón, yo no contesto emails de negocios en domingos o feriados.

¡Contesta tu email por completo!

Luego de esperar demasiado por una respuesta, me molesta una respuesta que falla en contestar la pregunta que hice, o una parte importante de ella. A menudo esto es simple descuido, pero considera lo que le hace a la imagen de una compañía. ¿Deseas tratar con gente descuidada?

Uno de los problemas con el email es la falta de contacto visual y lenguaje del cuerpo disponible en una conversación cara a cara. Incluso el teléfono da algo de esto, como lo es en una respuesta dudosa, la oportunidad de repetir rápidamente algo que puede haber sido malentendido, corregir un error, etc.

Esta cuerda simplemente no está disponible en el email. Todo lo que tienes son las palabras frente a ti. Para complicar las cosas, no todos son buenos escritores. Esto pone las cosas de tal manera que es fácil dejar pasar la pregunta real en aquella aparentemente hecha. Si yo tengo la mínima duda acerca de lo que significa la pregunta, lo digo. Tal vez: No estoy seguro de entender la pregunta. Si quisiste decir... bla, entonces... bla. Luego termino: Si eso no es lo que estabas esperando o se me pasó algo, por favor escríbeme enseguida.

No dicho, pero implícito en lo anterior, es necesario ser verdadero. Nunca trates de fingirlo; la gente pronto te etiquetará de farsante, artista estafador, o peor. A veces la mejor respuesta es: Lo siento, no lo sé. Tal vez continuar con: Me parece... También proporciona un recurso si es posible. En el peor de los casos, sugiere un motor de búsqueda. Pero en cualquier cosa que digas, se verdadero.

Completa no significa que es necesario escribir un manual. De hecho la brevedad es la reina en toda correspondencia de negocios. Si la pregunta es muy amplia, la mejor alternativa es tratar una respuesta de una oración que ofrezca algo de la respuesta, seguida de una referencia como se sugiere arriba. Algunos pocos sí tratan de aprovechar, y en tales casos, este es el único enfoque razonable.

¡Contesta tu email con gracia y estilo!

Pocos webmasters son escritores profesionales, entonces ¿cómo es posible lo anterior? Substituye la cortesía por gracia, y la primera parte puede tener más sentido. La idea es tratar al escritor como lo harías con un valioso cliente o comprador.

Tu primer contacto con un futuro prospecto es muy probable que sea por email. Dado que no se están reuniendo cara a cara, tú no puedes dar un buen apretón e manos, una calurosa sonrisa de bienvenida, o mostrar tu intenso interés con tus ojos o postura. Aunque no es fácil, yo me esfuerzo mucho para tener algo de esto en cada mensaje que envío, particularmente a alguien nuevo para mi.

El estilo no es tan difícil como suena, ya que todos tenemos uno, ya sea que lo reconozcamos o no. Yo tiendo a ser informal. Algunos tienden a ser formales. La mayoría son algo entre los dos. Lo que sea tu estilo importa poco. Lo importante es ser verdadero en lo que quiera que sea. Hacer lo contrario destruye rápidamente la credibilidad. Eso es, lo bonito e inteligente no lo hacen, a menos que en verdad lo seas. Y una gran formalidad no se da a menos que los seas. Escribe como si hablarías con un visitante a tu oficina o almacén.

Todo lo anterior tiene que ver con la confianza. Cualquier relación entre tú y un cliente o comprador empieza con confianza. Una pregunta te da la oportunidad de construir la confianza inherente en el acto de enviar el mensaje. Haz lo contrario, y lo arruinarás.

La estructura de tu web site, posición en los motores de búsqueda, y otros son elementos esenciales para el éxito de tu negocio en línea. Pero de todos los elementos vitales, el email parece ser el más a menudo pasado por alto. Esto parece extraño, ya que es la parte más fácil de tener bien.