Contestadores automáticos de correo-e (autorrespondedores)

Contestadores automáticos de correo-e (autorrespondedores).
Álvaro Mendoza

Una herramienta que considero absolutamente indispensable en cualquier campaña de mercadeo sin importar cómo de grande o pequeño sea su presupuesto es el autorrespondedor de correo-e. Si aún no está familiarizado con esta pequeña gran herramienta, le recomiendo que preste especial atención a esta sección, pues podrá comprender cómo sacar máximo provecho del uso de los mismos.

La clave de tener éxito en el mercadeo a través de la red se basa en la habilidad de realizar múltiples y repetitivas tareas en el menor tiempo posible. ¿No sería bueno tener un clon sentado a nuestro lado, que se dedique a enviar nuestras cartas comerciales, cartas de bienvenida, de agradecimiento, confirmación de órdenes o cualquier otra información que creamos necesaria a través del correo-e? Bueno, podemos hacerlo por medio de los contestadores automáticos de correo-e (autorespondedores). Estos nos permiten hacer llegar nuestro mensaje, cualquiera que este sea, durante las 24 horas del día y en tan solo unos cuántos segundos después de haber recibido la solicitud de información de la persona interesada. Es algo así como poner nuestro negocio en 'piloto automático'.

El más importante beneficio que nos otorga la Red y en este caso los autorrespondedores, es, sin dudas, el tiempo. El tiempo es un beneficio que tomamos como un hecho y generalmente pasa inadvertido hasta tanto empezamos a quedarnos cortos de él y aprendemos su verdadero costo. Si tenemos un cliente potencial que nos solicita información sobre nuestros productos/servicios, cada día que nos demoremos en responderle y hacerle llegar la información es posible que pierda de a pocos el interés inicial. En este caso, el tiempo actúa en nuestra contra.

Afortunadamente, los autorrespondedores de correo-e nos permiten enviar dicha información en fracción de segundos. Lo anterior significa que podemos proveer la información a nuestros clientes potenciales cuando aún el interés está en un punto alto.

Pero, ¿qué es un autorrespondedor?

A los autorespondedores también se les conoce como mailbots, correo-e automático o correo-e bajo demanda. Es, simplemente, un programa que corre junto con un programa de correo-e y está diseñado para responder automáticamente a cualquier mensaje enviado con una contestación predeterminada a la dirección electrónica de la persona que solicita la información.

¿Cómo funcionan? Una vez un cliente potencial nos envíe un mensaje de correo-e a la dirección del autorrespondedor, este automáticamente enviará la información solicitada por el cliente.

La mejor forma de entender el uso de los autorrespondedores es usándolos. Para probar un autorrespondedor en este momento, basta con que envíe un correo-e en blanco o con cualquier tipo de mensaje a uno de los autorrespondedores de mercadeoglobal.com, enviando un mensaje en blanco a: mailto:articulos@mercadeoglobal.com

Una vez lo envíe, automáticamente el autorrespondedor le enviará la información correspondiente. En este caso, le dará información acerca de otros artículos disponibles mediante el uso de autorrespondedores.

Sencillo, rápido y efectivo. Los autorrespondedores se han convertido en una herramienta muy popular y su uso puede incrementar nuestras ganancias entre un 20 y un 25 por ciento. Las ventajas de un autorrespondedor son tan grandes, que cualquier desventaja que pudiera llegar a tener se ve opacada por sus beneficios.

Componentes esenciales de un autorrespondedor.

No todos los autorrespondedores son creados de la misma manera. Existen miles de compañías que ofrecen este servicio, así como tan variadas son la estructura de los servicios y precios ofrecidos. Por tanto, trataré de sintetizar los componentes esenciales que usted debe tener en cuenta a la hora de adquirir uno con el fin de que sea una efectiva herramienta de mercadeo y un compañero invaluable en su negocio.

Nombre Necesitará cierta flexibilidad a la hora de darle un nombre a su autorrespondedor. Quizás quiera darle un nombre relacionado con el contenido del mensaje, con el producto o servicio ofrecido o cualquier otro tipo de codificación. Lo anterior, con el objeto de poder estudiar y rastrear los niveles de respuesta que tiene su autorrespondedor.

Longitud Asegúrese de seleccionar un servicio que le ofrezca una longitud ilimitada de texto a su autorrespondedor. No hay algo peor que tener que cortar material para poder ajustarse a las limitaciones del proveedor de servicio.

Actualizaciones ilimitadas y gratuitas A la hora de seleccionar un autorrespondedor, escoja aquel proveedor que le ofrezca actualizaciones ilimitadas y gratuitas al contenido de sus autorrespondedores. Necesitará tener el control total para agregar, borrar, modificar sus documentos cuántas veces así lo desee sin pagar costos extras por ese beneficio. En el mundo en-línea necesitamos de la flexibilidad de proveer información actualizada a nuestros clientes, de ahí la importancia de poder actualizar ilimitadamente los contenidos de nuestros autorrespondedores, sin necesidad de incurrir en gastos extras.

Palabras claves Muchos autorrespondedores requieren que el interesado coloque ciertas palabras clave, bien sea en la línea de 'Asunto' o en el cuerpo del mensaje de correo-e. El usuario fácilmente puede olvidarse o simplemente digitar incorrec- tamente, por lo que el mensaje no será despachado. Asegúrese de escoger una empresa que le ofrezca el servicio de autorrespondedor que no requiera el uso de palabras clave.

Acuso de recibo La anterior característica es vital. Simplemente consiste en que cada vez que el autorrespondedor envía un mensaje de correo-e, el mensaje original enviado por el solicitante es redirigido a nosotros con el fin de tener la dirección de correo-e de nuestros clientes potenciales y de conocer cualquier comentario que esta haya hecho en el cuerpo o 'Asunto' del mensaje.

Empresas proveedoras de autorespondedores.

Virtualis Systems, Inc., nuestra empresa proveedora de hospedaje web nos suministra autorrespondedores ilimitados, por tanto no nos toca incurrir en costos adicionales.

Pueden visitarlos en: http://www.virtualis.com/vr/amendoza/

Si su propio proveedor de hospedaje web no le suministra la posibilidad de tener sus propios autorrespondedores, necesariamente se verán en la necesidad de contratar empresas externas que se los suministren:

http://infoseek.go.com/Titles?qt=autoresponders&col=WW&sv= IS&lk=ip-noframes&svx=home_searchbox

Autorespondedores "inteligentes".

Los expertos han demostrado que frecuentemente toma alre- dedor de 7 contactos con sus clientes antes de que estos se decidan a comprarle. Por ello, existen algunos proveedores que suministran autorespondedores "inteligentes", en tanto estos tienen la capacidad de hacer SEGUIMIENTO.

Imagínese un sistema completamente automatizado que envía información instantánea a sus clientes potenciales y que personaliza los seguimientos automáticamente durante los siguientes días, semanas e incluso meses. Tener un sistema automatizado que no solo envía información sino que hace seguimiento a sus clientes potenciales le ahorrará tiempo y dinero, maximizará sus esfuerzos de mercadeo, le ayudará a mantenerse organizado y le puede ayudar a "cerrar" las ventas.

Para ver uno de estos autorrespondedores "inteligentes" en acción, recomiendo cualquiera de las siguientes 2 empresas que proveen dicho servicio:

http://www.aweber.com/?9324/ http://www.smartbot.net/ (Versión de demostración) http://www.smartbotpro.net/ (Versión profesional)

En resumen.

Los autorrespondedores son una alternativa práctica y económica para automatizar la tarea de proveer cierto tipo de información a nuestros clientes potenciales. Un autorrespondedor es la versión de correo-e comparable con el fax por demanda y también se le conoce como robots o mailbot, y no es más que un programa especializado que corre en un servidor (computador) y que al recibir un correo-e responde de manera automática enviado un archivo o archivos a la dirección de correo-e de quien solicita la información.

Así, usted podrá enviar información acerca de su compañía, sus productos y servicios las 24 horas del día, los 7 días de la semana durante todo el año sin la necesidad de intervención humana para responder individualmente a cada mensaje de solicitud de información. El proceso funciona en 'piloto automático'.